2 técnicas que mejorarán tu productividad

Con el objetivo de ser cada día un poco más eficiente y productivo quiero comentar dos técnicas que me ayudan en mi vida profesional y personal: Blocking Time y Método Kanban. Espero que te sean útiles también.

Blocking Time

Muchas veces nos perdemos en las urgencias del día a día, vamos a salto de mata de una tarea a otra, vamos como diría, el conferenciante Victor Kupers, como pollos sin cabeza. Necesitamos parar, respirar y ver cuales eran y son nuestras metas, nuestros objetivos y en función de ellos planificar nuestra semana. Parece obvio pero luego, en la realidad, nos cuesta hacerlo.

Blocking Time es una técnica que propone bloquear la agenda con momentos para aquellas tareas que sabemos van acordes a nuestros objetivos, de otro modo, no las haremos, procastinaremos y una semana más, tendremos la sensación de haber hecho muchas cosas pero ninguna en sintonía con nuestras metas.

Una vez definidos los bloques de la semana que dedicaremos a nuestros objetivos, podremos reservar huecos para tareas rutinarias pero que llevan tiempo como emails, llamadas, reuniones, etc…así como también para aquellas tareas que nos ayuden a desconectar y descansar: momentos en familia, de ocio, de deporte, de hecho, Gary Keller, escritor y empresario de éxito, propone empezar la planificación estableciendo en el calendario estos momentos, pues, de otro modo saltarán y no podremos llevar una vida equilibrada.

Por último, importante dejar también huecos libres, pues imprevistos, casi seguro, no faltarán.

Método Kanban

El método Kanban fue inventado por la empresa automovilística japonesa Toyota. También es conocido como sistema de tarjetas, dado que, en esencia consiste en anotar en tarjetas las tareas que tenemos que hacer y que abordaremos durante la semana.

Con el método anterior, blocking time, podemos ver todas las tareas de la semana de una manera más global (tareas más de punto gordo) y con el método Kanban podemos poner tareas más concretas, es decir, desglosar los puntos gordos.

Dichas tarjetas se colocan en diferentes columnas en función de su estado: «Por hacer», «En progreso» y «Terminada». Ejemplo de Tablero Kanban:

 

Cada tarjeta (tarea) se mueve a «En Progreso» una vez que empezamos a trabajar en ella y a «Terminada» cuando se concluye. Parece obvio pero entonces ¿Por qué este método es tan eficaz y usado por miles y miles de personas?

Pues porqué tiene numerosos beneficios. Enumero los 3 más evidentes:

Permite el trabajo en equipo, bien con post it en la pared de la cocina o bien con aplicaciones informáticas, es sencillo coordinar las tareas con tu equipo, familia, amigos, etc…

Permite la estimación del trabajo. A cada tarea le podemos poner unos puntos en función del esfuerzo que nos va a llevar. De este modo es fácil, saber si nos estamos pasando, por ejemplo, en mi caso realizo unos 50 puntos de media a la semana. Si una semana planifico 70, seguramente me queden tareas por hacer.

Permite la inclusión de tareas futuras, cada vez que nos llega una nueva tarea, podemos crear una nueva tarjeta con el título de la tarea y podremos guardarla en «Backlog» (una nueva columna dónde meteremos tareas que alguna semana pasarán a la columna «Por hacer»).

En casa los utilizamos para las quehaceres familiares y domésticos. Y, aunque podríamos hacerlo mejor, nos ayuda a ir cumpliendo objetivos.

¡Suerte!

Sebas Revuelta