Las 8 características de un Ninja de la productividad

Hace ya unas semana el experto en productividad personal, Jeroen Sangers, me sugirió un libro muy interesante sobre este apasionante mundo de la productividad.

El libro está escrito por Graham Allcott, fundador de la compañia Think Productive, es un gurú en temas de productividad personal y en el libro cuenta de manera amena cómo debe ser hoy en día una persona productiva o cómo él dice «un ninja de la productividad«.

En este post quiero comentaros las 8 características que el autor propone sobre cómo debe ser un ninja de la productividad o al menos lo que más me ha inspirado y gustado.

1. Calma Zen (Zen-Like Calm)

Mantener la calma ante todo. Evidentemente no es sencillo cuando las situaciones de stress son continuas pero me quedo con los siguientes consejos:

• No utilizar la mente para recordar todo, sino utilizar herramientas (yo utilizo Evernote) como «segundo cerebro».
• Bajar las expectativas. Si nuestras expectativas profesionales o personales están por las nubes, tal vez, nunca las alcancemos.
• Hacer ejercicio ayuda: «Mens sana in corpore sano».

2. Implacable (Ruthlessness)

Según comenta Graham, no va en contradicción con el punto anterior. Sino que lo que pretende decir es que nos centremos en aquellos asuntos que tienen un mayor impacto. Y para ello sugiere:

• Saber decir ‘NO’ a nosotros mismos. Es frecuente que tengamos varios asuntos entre manos, pero algunos de ellos no irán enfocados a darnos el mayor beneficio.
• Saber decir ‘NO’ a los demás. No es fácil, pero hay que plantearse si lo que nos piden es realmente urgente y si no lo es, saber decir que no.
• Manejar las interrupciones. Va relacionado con los otros dos puntos, pero básicamente saber «apagar» las redes sociales, el móvil, el email, etc…

3. Herramientas (Weapon-Savvy)

Como quien utiliza una navaja suiza multiuso, un ninja de la productividad debe tener su set de herramientas que le ayuden a mejorar sus procesos y organización, de hecho él las divide en 2 grupos:

Thinking Tools: herramientas de análisis de nuestros procesos, de nuestras estrategias, las que nos ayudan a detectar nuestras fortalezas y debilidades (DAFO), etc…

Organizing Tools: Aplicaciones en las que el retorno de inversión sea el adecuado, es decir, que el tiempo que dedicamos a organizarnos sea equilibrado en comparación al tiempo que dedicamos a nuestras tareas en sí. En este sentido recomienda no obsesionarse con herramientas, grupos, webs que, aunque hablen de productividad, nos hagan «perder» tiempo. Quien mucho abarca poco aprieta.

4. Sigilo y camuflaje (Stealth & Camouflage)

Al igual que el ninja aparece y desaparece, Graham recomienda realizar lo mismo en nuestro día a día, buscar momentos en los que nadie nos moleste para poder concentrarnos mejor y sacar adelante nuestras tareas, y aquí varias ideas interesantes:

• Trabajar desde casa, cafés, «aislarse» en sala de reuniones, etc..
• Selecciona tus llamadas, si la tarea que tienes entre manos, es más importante que la llamada entrante: ¡no lo cojas! Llámale después.
• Reserva tiempo en tu agenda para revisiones semanales, desarrollar ideas creativas u otras iniciativas importantes.

5. Heterodoxia (Unorthodoxy)

«Lo que importa es el resultado final», en este sentido lo que el autor recomienda es «no ser tan cuadriculado», de vez en cuando romper las reglas establecidas, arriesgar si es necesario (quien no arriesga no gana),  dejar entrar aire fresco, por ejemplo, inspirándose en otras áreas o disciplinas para buscar soluciones creativas u originales a determinados problemas o nunca tener miedo o ser demasiado orgulloso para pedir consejo.

6. Agilidad (Agility)

Un ninja necesita tener la habilidad de reaccionar con agilidad ante imprevistos o peticiones. Para ello recomienda:

• Mantenerse organizado para que «nada salte por los aires» ante cualquier petición.
• No llenar la agenda, reservarse huecos para imprevistos.
• Ve un paso por delante y utiliza sistemas o herramientas que escalen, para que estés preparado cuando el sistema crece.
• Detecta una oportunidad u amenaza venga de dónde venga. A veces las dejamos escapar (las oportunidades) porque vienen disfrazadas de trabajo…

7. Mindfulness

Este término se está poniendo cada vez más de moda, y por lo que he leído, es castellano preferimos decirlo tal cual «Mindfulness», aunque lo podríamos traducir como atención plena. Ser lo suficientemente inteligente emocionalmente para poner todo nuestro foco en la tarea actual, silenciar nuestros pensamientos secundarios o laterales para centrarnos únicamente en nuestra tarea.

Me llama la atención que este término se esté poniendo tan de moda, cuando ya ha habido grandes maestros espirituales que han recomendado centrarse con todas las fuerzas y energía en el momento presente.

8. Preparación (Preparedness)

Finalmente, estar preparado, tanto práctica (invertir tiempo en elegir las herramientas y sistemas adecuados para tu día a día), física (alimentarse correctamente, descansar) cómo mentalmente («despejarse» haciendo lo que a uno le gusta para poder «reempreender» la marcha y no quemarse por el camino).

Suerte,

Sebastián Revuelta